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Si está en proceso de planificar su patrimonio, debe estar pensando en nombrar un albacea. ¿Se pregunta cómo nombrarlo a través de un escrito de designación de albacea o en el testamento? ¿Qué es mejor y más conveniente? En este artículo le contamos todo lo que debe saber sobre el nombramiento de un albacea. 

En Ortiz & Ortiz contamos con un equipo de abogados que son expertos en planificación patrimonial. Llevamos más de 30 años sirviendo a la comunidad en temas de planificación patrimonial. Podemos atenderle presencialmente en nuestras oficinas ubicadas en Queens y Manhattan o vía online si es que está en alguno de los cinco distritos de Nueva York. ¡Contáctenos hoy mismo!

Cual es el proceso para obtener el escrito de designación de albacea en Nueva York en 2021

Planificar qué sucederá con su patrimonio una vez que ya no esté requiere de decisiones y tiempo. Para hacer las cosas bien y de la manera más simple para sus seres queridos,  probablemente necesitará de asesoría legal. 

Una de las formas más sencillas de cumplir con su voluntad después de la muerte es nombrar un albacea de patrimonio o un administrador. Este puede ser nombrado a través del testamento o en caso que no exista tal documento será nombrado por el Tribunal de Suplentes mediante el escrito de designación de albacea.  

¿Qué es un albacea de patrimonio?

El albacea de patrimonio o administrador del patrimonio es quien se hará cargo de administrar y distribuir todos los bienes de la persona fallecida. 

Algunos de sus principales deberes y responsabilidades:

  • Deberá llevar un seguimiento de todos los bienes, inmuebles y otros activos que tenga el difunto.
  • Tendrá que pagar deudas a los acreedores, los gastos de la herencia, gastos del funeral y otras cosas administrativas que pudieran estar pendientes.
  • Administrar el patrimonio mientras este todavía no sea distribuido.
  • La más importante de sus responsabilidades es distribuir el patrimonio entre los beneficiarios del difunto. 
  • En todo el proceso de sucesión, desde que es nombrado hasta que distribuye el patrimonio entre los beneficiarios del difunto, el albacea debe llevar registro ordenado de todos los gastos e ingresos que tenga el patrimonio. Esto porque podría tener que mostrar la contabilidad a los beneficiarios. 
  • Además, toda la labor que realice el albacea debe ser sin una agenda ni interés propio. Debe actuar siempre con el objetivo de cumplir con la voluntad del difunto. Si el albacea actúa contra los deseos del difunto se puede decir que hay un incumplimiento del deber fiduciario e imponer una demanda para quitarle sus atribuciones como albacea.

Nota: Tenga en cuenta que el albacea es un administrador del patrimonio. Sin embargo, existen otras figuras similares tales como el fideicomisario y el administrador de la herencia. Le podría interesar nuestro artículo sobre la diferencia entre el albacea de sucesión y administrador de la herencia o sobre la diferencia entre albacea y fideicomisario. 

¿Cómo se puede nombrar un albacea de patrimonio?

El albacea puede ser nombrado de dos formas. Ello va a depender de si la persona fallecida dejó un testamento expresando su última voluntad donde señala quién quiere que sea su albacea del patrimonio. Cuando la persona deja un testamento decimos que la sucesión es testada, mientras que cuando no hay testamento se le llama intestada. Aquí puede revisar las diferencias de la sucesión testada e intestada.

  • Sucesión testada: En la sucesión testada el difunto deja un testamento. En dicho documento señala expresamente quién será el albacea de su patrimonio. Pueden incluso nombrar co-albaceas y un albacea suplente. Cuando el testamento es legalizado, el tribunal rectifica al albacea nombrado en el testamento y le entrega cartas testamentarias para que pueda actuar como administración en todas las instituciones y organismos donde sea necesario.
  • Sucesión intestada: La sucesión intestada quiere decir que no hay un testamento válido en el que basarse. En ese caso, es el Tribunal de Suplentes quien deberá nombrar un albacea usando un escrito de designación de albacea que es el documento que le permitirá a la persona actuar como tal. Revise aquí cuáles son las leyes de sucesión intestada en Nueva York. 

¿Qué es el escrito de designación de albacea?

El escrito de designación de albacea es un documento que emite el Tribunal de Suplentes. Con este documento se le permite al albacea actuar y cumplir las funciones de albacea cuando una persona muere sin testamento. Es decir, cuando el difunto no señaló en su última voluntad quién quería que administrara el patrimonio. 

escrito de designación de albacea en nueva york

El escrito de designación de albacea le permitirá presentarse como administrador del patrimonio en instituciones financieras, organismos gubernamentales, hospitales, entre otros.

El equivalente del escrito de designación de albacea o cartas de administración cuando hay un testamento válido son las denominadas “cartas testamentarias”.

¿Cúal es el proceso del escrito de designación de albacea?

  • Cuando la persona muere sin testamento y se comienza el proceso de administración patrimonial, el tribunal de suplentes deberá verificar que parientes cercanos y vivos tiene el difunto. 
  • De todos los parientes vivos, quién sea nombrado albacea dependerá de la prioridad en el orden de cercanía consanguínea con la persona fallecida. Debe tener en cuenta que la primera prioridad la tendrá el cónyuge sobreviviente, después los hijos seguidos de padres, hermanos y hermanas y luego vienen los herederos más lejanos como tíos, sobrinos y primos directos. 
  • La persona con derecho a ser nombrada debe presentar una solicitud de designación de albacea ante el Tribunal de Suplentes. 
  • Dicha solicitud debe ser presentada ante el Tribunal de Suplentes en el condado donde vivía el difunto. Debe tener en cuenta que la mayoría de los tribunales sustitutos de los diversos condados tienen los mismos requisitos respecto de los documentos que deben presentarse. Sin embargo, hay algunos tribunales que tienen sus propios requisitos y formularios. Estos son, por ejemplo:
    • Certificado de defunción de la persona fallecida.
    • Petición de designación de albacea.
    • La declaración jurada de parentesco.
    • Declaración jurada de que el patrimonio no tiene deudas.
    • Declaración jurada del heredero.
    • Declaración jurada de debida diligencia.
  • En caso que no haya claridad o que algún otro pariente en la lista de prioridad pregunte o haga alguna objeción, se podría solicitar al tribunal que se haga una audiencia sobre el parentesco. Debe considerarse que la prueba de parentesco requiere que se presenten pruebas respecto a los antepasados del difunto, árbol genealógico y la relación con la persona que dice ser pariente del difunto. Esto incluye la presentación de algunos documentos oficiales como registros y actas de nacimiento, actas de defunción y matrimonio. 
  • Si bien son las leyes patrimoniales las que determinan el miembro de la familia que tiene derecho a ser designado administrador de un patrimonio, es importante que los familiares directos y más cercanos del difunto protejan sus intereses sobre el patrimonio del difunto. Esto incluye que tengan en cuenta quién administra el patrimonio si es que la persona fallecida murió sin testamento. 
  • En caso que una persona muere sin haber preparado un testamento y hay disputas respecto de quién será el administrador de la herencia, el Tribunal puede designar un funcionario de gobierno llamado Administrador Público para que realice las funciones de albacea de sucesión.

Funciones que deberá realizar el albacea nombrado por el Tribunal de Suplentes:

proceso para obtener el escrito de designación
  • Obtener el número de identificación fiscal para el patrimonio del gobierno federal.
  • Abrir una cuenta bancaria donde pueda llevar una cuenta ordenada de todos los gastos e ingresos que se tengan con el patrimonio.
  • Solicitar información a los bancos y otras instituciones financieras que falleció el titular de las cuentas. Solicitarles a dichas entidades que controlan los activos del difunto que le entreguen el dinero que pueda haber ahí, así como también pagar posibles deudas o préstamos que puedan estar pendientes de pago. Para que los bancos entreguen toda esa información al albacea designado debe ir con el escrito de designación de albacea y el certificado de defunción. 
  • Transferir activos del nombre del difunto al nombre del patrimonio.
  • Pagar todas las deudas del difunto, ya sea a instituciones financieras u otras entidades.
  • Recoger reclamaciones del difunto.
  • Distribuir los activos de la herencia a los beneficiarios de la herencia de acuerdo a la prioridad que cada uno tiene.
  • Luego de obtener las exenciones adecuadas, debe proporcionar una contabilidad a los beneficiarios. Esta puede ser informal o judicial si es que así lo solicitan los beneficiarios. 

¿Se puede solicitar ser administrador del patrimonio cuando no hay parentesco directo?

La respuesta es no. El escrito de designación de albacea sólo será otorgado a alguien que es pariente directo del difunto o que esté relacionado con él. 

¿Cuánto tiempo tarda el Tribunal de Suplentes en entregar las cartas de administración?

En general, que el Tribunal otorgue el escrito de designación de albacea a quien lo haya solicitado puede tardar algunos meses. Esto siempre y cuando:

  • Se hayan presentado todos los documentos requeridos por el Tribunal.
  • No haya una disputa familiar respecto a quien administra el patrimonio del difunto. En ese caso el proceso puede tardar años. 

También debe tener en cuenta que el tribunal puede denegar por completo la solicitud de escrito de designación para ser albacea y puede ser un administrador público quien tome el lugar. 

¿Qué son las cartas de administración limitadas?

En el estado de Nueva York, las cartas de administración limitadas son un tipo de cartas que emite el Tribunal de Suplentes. Su función es permitir que las personas puedan realizar con ellas funciones limitadas y muy específicas. Cuando una persona muere y hay alguien interesado en el patrimonio del difunto que no es el albacea, esa persona podría solicitar al tribunal una carta de administración limitada.

Algunas cartas limitadas que puede emitir el tribunal otorgan los siguientes poderes: 

  • Iniciar una demanda.
  • Investigar los bienes patrimoniales.
  • Iniciar un procedimiento de descubrimiento y rotación.

El tribunal puede otorgar dichas cartas limitadas cuantas veces estime conveniente siempre y cuando no perjudiquen al patrimonio.

¿Cuándo son necesarias las cartas limitadas?

  • Si necesita evitar depositar una fianza, simplemente puede cobrar los bienes patrimoniales y no se le permitirá distribuir sin una orden judicial.
  • Si desea iniciar una demanda en nombre del difunto, como una acción por homicidio culposo. 
  • Si desea investigar las actividades de autogobierno de un albacea que podrían ser injustas o podrían estar incumpliendo el deber fiduciario que se le concedió.
  • Si desea investigar si todos los activos patrimoniales se han puesto en manos del fiduciario.
  • Si desea investigar la conversión o el robo de activos. 

Entonces, ¿qué son las cartas de administración temporales?

  • Se emiten mientras una petición de cartas de administración está pendiente en el tribunal.
  • Vencen cada seis meses, es decir, son temporales.
  • Se utilizan para abordar una necesidad o inquietud inmediata relacionada con el patrimonio.
  • Son utilizadas, generalmente, para manejar asuntos urgentes, tales como iniciar una demanda cuando el plazo de prescripción está a punto de expirar. 

¿Cómo obtener cartas de administración limitadas?

  • Se presenta una petición al Tribunal explicando cuáles son las razones y el propósito de la solicitud. 
  • Deberá notificar a todas las partes interesadas y proporcionar documentos que respalden las intenciones de su solicitud. 
  • Para otorgar una carta de administración limitada, el tribunal dará mayor prioridad a los beneficiarios que tengan mayor interés en los activos del patrimonio.
  • En algunos casos es probable que se celebre una audiencia para determinar la necesidad de un escrito limitado de designación de albacea y sus objetivos. 

¿Por qué es mejor tener un testamento al momento de morir en vez de pasar por un escrito de designación de albacea?

Es importante tener en cuenta que las cartas de administración son un mecanismo válido para iniciar la transferencia de activos cuando no hay testamento. Sin embargo, un testamento puede tener muchos beneficios y ser una forma de planificar y expresar la última voluntad respecto del testamento.

Razones para tener un testamento:

  • Cuando hay niños pequeños. Cuando hay niños menores de edad, los fondos patrimoniales pueden mantenerse bajo control del tribunal en caso que no haya testamento. En cambio, con un testamento se puede crear un fideicomiso testamentario. 
  • Impuestos. Sin un testamento es muy posible que el patrimonio pague más impuestos. Esto sucede porque cuando no hay una planificación de qué se hará con el patrimonio, puede generar desorden y desorganización en su administración. En ese sentido, es importante contar con asesoría legal que pueda orientarlo en el proceso y así aprovechar ciertos aspectos de las leyes de impuestos sobre donaciones y sucesiones.
  • Por la familia. Perder a un ser querido ya es difícil y puede causar mucho dolor. Se pueden ahorrar muchos dolores de cabeza cuando se deja expresada una última voluntad a través de un documento detallado y ordenado como es un testamento.
  • Nombrar a un albacea de confianza. Los parentescos no significan confianza. Poder nombrar a quien quiera antes de morir para que administre el patrimonio dejará fuera la incertidumbre de no haber dejado todo resuelto. Así se podrá asegurar que los parientes recibirán lo que se señale en el testamento.
  • Evitar conflictos entre parientes. Quien se postula como albacea puede generar conflicto entre los parientes. Dejar un testamento permite nombrar un albacea y asegurar que es la última voluntad. 
  • Evitar que las propiedades pasen al Estado. Cuando el difunto no tiene familiares vivos a los que heredar su patrimonio, el estado puede quedarse con todo. A pesar de que no haya familiares, siempre puede donarse a una fundación o heredar el patrimonio a un amigo. 

Nota: Además del testamento, que es una de las principales herramientas de planificación patrimonial utilizadas hoy en día, existen otras como el fideicomiso que puede ser revocable e irrevocable. Lea también sobre la diferencia entre el testamento y el fideicomiso. Además, conozca que cosas puede hacer con un poder notarial

Representación legal en la obtención del escrito de designación de albacea

Tener un albacea confiable es clave para una administración ordenada de su patrimonio. Por eso es importante expresar su última voluntad y deseo en un testamento. En caso de que no exista un testamento válido, se seguirán las leyes de sucesión intestadas para encontrar y nombrar un albacea para administrar el patrimonio.

En Ortiz & Ortiz contamos con abogados con experiencia en el proceso de sucesión testamentaria que pueden ayudarlo a redactar un testamento para evitar pasar por el proceso de sucesión intestada. Si tiene un ser querido que falleció recientemente y necesita asesoramiento sobre el proceso de herencia, podemos ayudarlo con lo siguiente:

  • Asesoramiento en cuestiones de planificación patrimonial.
  • Asistencia con todo el proceso de sucesión intestada en Nueva York.
  • Recomendaciones al solicitar carta de administración ejecutora, cartas de administración temporales o limitadas.

¡Contáctenos hoy para ayudarlo con su caso! Servimos en la ciudad de Nueva York en inglés y español.