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El albacea de patrimonio es quien se hace cargo de cumplir la última voluntad del difunto. Si usted es beneficiario o albacea de patrimonio, es muy probable que se esté preguntando: ¿Un albacea tiene que mostrar contabilidad a los beneficiarios? En este artículo le explicaremos cuáles son las obligaciones del albacea de sucesión para con los beneficiarios del testamento. 

En Ortiz & Ortiz contamos con abogados expertos en sucesión testamentaria que podrán resolver todas sus dudas respecto al proceso de sucesión. Nuestras oficinas ubicadas en Queens y Manhattan llevan más de 30 años sirviendo a la comunidad. En caso que no pueda acudir presencialmente, disponemos de consultas online para los cinco distritos de Nueva York. Contáctenos hoy mismo para agendar su cita.  

¿Realmente un albacea tiene que mostrar contabilidad a los beneficiarios en Nueva York en 2021?

Cuando una persona muere alguien debe hacerse cargo de administrar y luego distribuir el patrimonio. Esa persona es el albacea de sucesión. ¿Un albacea tiene que mostrar contabilidad a los beneficiarios? ¿Qué deberes y responsabilidades tiene el albacea ante los beneficiarios? Esta y otras preguntas trataremos a continuación. 

¿Qué es un albacea de patrimonio? 

Las leyes federales señalan que cuando una persona fallece todo su patrimonio, es decir, bienes, propiedades y otros activos, pasan por un proceso de sucesión. Este proceso puede ser testado e intestado.

  • Testado: Significa que hay un testamento que probar y ejecutar. En dicho testamento, el difunto señala quién será el albacea de sucesión. El albacea será quien administre y distribuya el patrimonio entre los beneficiarios según la última voluntad del difunto. Cuando la persona fallecida nombra un albacea y esa persona u organización está dispuesta a servir como tal, entonces el tribunal emite “cartas testamentarias”. Las cartas testamentarias le otorgan al albacea la autoridad para cumplir con sus funciones. 
  • Intestado: Ocurre cuando no hay testamento. En dicho caso se siguen las leyes de sucesión intestada de Nueva York. Como no hay un albacea de sucesión, es el tribunal quien nombrará una persona o fiduciario para que distribuya el patrimonio entre los familiares según prioridad. 

Nota: Lea la diferencia entre albacea y administrador de la herencia como también la diferencia entre albacea y fideicomisario. 

Deberes y responsabilidades del albacea

La principal responsabilidad del albacea es cumplir con la última voluntad de la persona fallecida que dejó expresa en su testamento. Si bien el albacea puede ser cualquier persona mayor de 18 años, en general es una persona cercana al difunto, que tiene su plena confianza. 

incumplimiento del deber fiduciario

En pos de esa confianza conferida, el albacea debe actuar de acuerdo a los intereses del difunto y siempre velando por el patrimonio. Cuando el albacea no cumple con ello y comienza a sacar provecho de su condición, se dice que hay un incumplimiento del deber fiduciario. 

Además de cumplir con el deber fiduciario, el albacea debe:

  • Localizar y examinar los documentos del testamento y fideicomiso si es que corresponde. 
  • Notificar a los beneficiarios y herederos que aparecen en el testamento.
  • Notificar a los acreedores y otras partes interesadas que el testador ha muerto.
  • Pagar deudas a los acreedores, bancos y otros prestamistas.
  • Pagar gastos finales.
  • Deberá recolectar, inventariar y salvaguardar la propiedad lo más preciso posible.
  • Tasar y valorar activos y propiedad mueble tangible.
  • Informar y pagar los impuestos sobre la renta.
  • Determinar y manejar las obligaciones fiscales estatales y federales sobre el patrimonio, según corresponda.
  • Vender o transferir el título de propiedad inmobiliaria, vehículos y otros activos.
  • Mantener registros detallados de las transacciones manejadas.
  • Preparar la contabilidad final.
  • Distribuir los activos entre los beneficiarios y la cuenta al tribunal, según sea necesario.

¿Es remunerada la labor de albacea?

En general, la labor del albacea es remunerada. Aunque depende de cada estado, se da mucho la figura de compensaciones o de una comisión para el albacea por los servicios prestados y el tiempo dedicado al proceso de sucesión. 

  • El monto de la compensación está establecido por ley y va a variar de un estado a otro. 
  • La compensación por las funciones del albacea es una renta imponible y debe ser declarada dentro de los impuestos. 
  • En caso que el albacea de sucesión sea también un beneficiario del patrimonio, los fondos que reciba como beneficiario no serán considerados como ingresos imponibles.

¿Quién puede ser albacea de sucesión?

Los requisitos para ser albacea de sucesión son que la persona debe tener al menos 18 años, estar en su sano juicio y no tener una condena por delitos graves. En algunos estados, se pueden utilizar criterios como el abuso de sustancias, la deshonestidad, entre otros, para rechazar a un albacea.

Algunos aspectos del albacea para tener en cuenta:

  • Debe ser una persona de confianza para el testador, generalmente se recomienda que sea un pariente cercano. 
  • Puede ser una persona, un familiar, un amigo, pero también puede ser una institución.
  • Considerando que la persona nombrada deberá administrar todo el patrimonio y distribuirlo entre los beneficiarios, es preferible que sea una persona financieramente responsable. 
  • El albacea también puede ser beneficiario del testamento. 
escrito de designación de albacea

Lea nuestro artículo sobre el escrito de designación de albacea. 

Requisitos de inventario y contabilidad

De todas las responsabilidades que tiene un albacea, la del inventario y contabilidad debieran ser las más importantes. En caso de que el encargado del patrimonio no lleve una correcta y ordenada administración puede generarle problemas con los beneficiarios y, en consecuencia, con el tribunal. 

Es importante tener en cuenta que mientras los activos del patrimonio no se hayan distribuido por completo, el único responsable es el albacea. Por ello, es crucial que el albacea cuente con:

  • Un inventario inicial de todos los activos que contiene el patrimonio.
  • Llevar un registro de todas las adiciones al patrimonio, gastos u otras distribuciones.
  • Mantener todos los recibos y documentos relacionados de cada una de las transacciones que tengan relación con el patrimonio del difunto. 

En algunos estados, el albacea debe presentar la contabilidad final ante el tribunal antes de que finalice la legalización. En tanto, en otros, el albacea sólo debe declarar ante el tribunal que la contabilidad ya fue proporcionada a quienes tenían derecho a recibirla. 

Ser albacea es una tarea que requiere de mucho orden y organización. Cualquier paso en falso, que puede ser inadvertido o no, puede generar retrasos y problemas que podrían llegar a ser costosos. 

¿Es obligación del albacea mostrar contabilidad a los beneficiarios?

Durante todo el proceso en que el albacea está a cargo del patrimonio, es decir, pagando deudas y administrando para luego comenzar la distribución, los beneficiarios podrían solicitar un informe de contabilidad.

Un informe de contabilidad patrimonial es un documento donde el albacea debe detallar cada una de las transacciones que se han realizado en pos de cumplir con la última voluntad del difunto. Además, debe incluir resúmenes y explicaciones de las transacciones. Existen dos tipos de contabilidad: informal y judicial.

  • Contabilidad informal. El albacea o administrador puede enviar un reporte de contabilidad informal a los beneficiarios para que estos lo aprueben. En caso que los beneficiarios se nieguen a aprobarlo, se debe presentar un procedimiento contable formal ante el Tribunal de Sustitutos.
  • Contabilidad formal o judicial. El informe de contabilidad formal se presenta ante el Tribunal de Sustitutos y puede implicar la presentación de objeciones, así como también el descubrimiento de documentos y declaraciones ante una audiencia. Cuando se solicita un procedimiento de contabilidad formal la liquidación de la herencia puede tomar más tiempo y ser más costosa. 

¿Cuándo los beneficiarios solicitan un informe de contabilidad?

  • En general los beneficiarios solicitan un informe de contabilidad cuando el patrimonio está llegando a su fin y se requiere un acuerdo final. 
  • Que los beneficiarios del patrimonio soliciten una rendición de cuentas va a depender netamente de los beneficiarios y de la relación que tengan con el albacea o fiduciario. 

Todo sobre la contabilidad informal

La contabilidad informal es un reporte acordado entre los beneficiarios y el albacea. En el documento, el albacea debe proporcionar, como mínimo, los activos recaudados del patrimonio, los pagos realizados o bienes distribuidos y lo que se distribuirá. 

Características de la contabilidad informal:

derechos judiciales o informales de los beneficiarios
  • Presentar la contabilidad informal es un acuerdo entre los beneficiarios y el albacea. 
  • Es menos costosa y es más rápida que una contabilidad formal o judicial.
  • Funciona bien solo cuando los beneficiarios quedan satisfechos con la información entregada. 
  • Este tipo de contabilidad debe entregar a los beneficiarios una lista de todos los activos que componen el patrimonio, los gastos, bienes ya distribuidos y los que se deben distribuir. 
  • En la contabilidad informal los beneficiarios reciben una copia de la contabilidad con todos los estados de cuenta de la herencia junto con un recibo de liberación y acuerdo de reembolso. 
  • Este acuerdo de reembolso da cuenta que los beneficiarios recibieron la contabilidad y los activos a los que tienen derecho según el testamento del difunto. De esta forma, el fiduciario o albacea queda liberado de cualquier responsabilidad y acuerda reembolsar cualquier monto adeudado al patrimonio por el pago de deudas o gastos adicionales si es que es necesario. 
  • Una vez que los beneficiarios examinan la contabilidad informal y devuelvan el acuerdo de liberación firmado ante notario, el albacea puede entregar los fondos a los beneficiarios. 
  • La contabilidad informal no necesita ser presentada ante el tribunal, se le proporciona solo a los beneficiarios del patrimonio.

Objeción a la contabilidad del patrimonio informal

En caso que los beneficiarios se nieguen a firmar el acuerdo de liberación de la contabilidad informal, deberá prepararse una contabilidad formal para presentarse al Tribunal de Sustitución. Así, el fiduciario quedará liberado y los bienes se distribuirán entre los beneficiarios. 

También puede darse que el beneficiario esté incapacitado de firmar el acuerdo de liberación por ser un menor de edad o una persona incapacitada. En esos casos, también deberá presentarse una contabilidad formal o judicial ante el tribunal. 

Todo sobre la contabilidad judicial o formal

La contabilidad formal se da cuando los beneficiarios no están conformes con la contabilidad informal. Esta opción es más costosa y puede tomar más tiempo, lo que significa que la distribución del patrimonio puede demorarse en llegar a los beneficiarios. 

Características de la contabilidad formal:

  • La contabilidad judicial o formal entra en juego cuando los beneficiarios no están conformes con la contabilidad informal. 
  • También puede darse cuando el beneficiario es una organización benéfica o cuando el patrimonio es insolvente.
  • Esta puede ser solicitada por los beneficiarios. Incluso, pueden obligar al albacea a proporcionar una contabilidad formal si es que así lo desean. 
  • La contabilidad judicial implica que el albacea presente la contabilidad del patrimonio ante el Tribunal de Sustitutos. Si es que se niega a hacerlo, el tribunal puede destituirlo de sus funciones.
  • Este tipo de contabilidad también otorga a los beneficiarios algunas atribuciones. Entre ellas, es que pueden interrogar y examinar al albacea. 
  • En caso que el albacea presente una contabilidad incompleta o fraudulenta, los beneficiarios pueden interponer una demanda para impugnar esas cuentas y obtener dinero que el albacea pueda estar reteniendo de los beneficiarios.

Cómo debe ser una contabilidad patrimonial válida

El documento de contabilidad patrimonial debe contener en detalle las transacciones realizadas con sus respectivas explicaciones y resúmenes. El informe cuenta con varios anexos en un formato que es aprobado por el tribunal y que cumple con las normas contables generales. Entre los anexos, debe estar, como mínimo, una enumeración de todos los activos que forman parte del patrimonio, los gastos del patrimonio, los ingresos y las distribuciones propuestas. 

En concreto, la contabilidad del patrimonio debe mostrar toda la información posible sobre el patrimonio:

  • Una lista detallada de todos los activos, propiedades y bienes que contenga el patrimonio de la persona fallecida. 
  • Todos los fondos o bienes recibidos por el patrimonio.
  • Los gastos de la herencia.
  • Los pagos que se hayan realizado a acreedores y prestamistas respecto de deudas que pueda haber tenido el difunto al momento de morir. 
  • Las distribuciones de los beneficiarios ya realizadas, así como también las distribuciones que deberían hacerse en un futuro. 
albacea mostrando contabilidad a los beneficiarios

Los puntos mencionados anteriormente son lo que sí o sí debiera tener un informe de contabilidad. Sin embargo, los beneficiarios pueden querer tener más información. En esa línea, puede obligar al albacea a mostrar todos los documentos asociados al patrimonio, así como también algunos documentos personales del administrador. 

Documentación que pueden obligar al albacea a presentar: 

  • Estados de cuenta.
  • Declaraciones finales.
  • Copias de cheques.
  • Declaraciones de impuestos.
  • Solicitudes de préstamos y documentos que acrediten el pago de deudas.

Nota: También podría interesarle nuestro artículo si una persona muere quién paga sus deudas , qué sucede con la cuenta conjunta con un padre fallecido y que pasa con un seguro de vida sin beneficiario. 

Diferencia entre contabilidad del patrimonio e inventario del patrimonio

La contabilidad formal no es lo mismo que el inventario del patrimonio. Entre los derechos que tienen los beneficiarios del patrimonio del difunto está que el albacea les muestre un inventario de la herencia. Este debe ser dado a conocer dentro de los nueve meses posteriores al nombramiento del albacea una vez que el testamento fue legalizado como es debido en el proceso de sucesión.

Los beneficiarios no deberán solicitar el inventario, ya que es un documento que simplemente debe archivarse. Si bien debe presentarse ante el Tribunal, de todas formas el albacea debe enviarle una copia a los beneficiarios.

 ¿Qué pasa si el albacea se niega a mostrar contabilidad a los beneficiarios del patrimonio?

Si bien los beneficiarios pueden solicitar al albacea que muestre la contabilidad del patrimonio, este puede negarse. En caso de que eso suceda, el Tribunal puede:

  • Suspender las labores del albacea.
  • Revocar las cartas de nombramiento del albacea. 

También puede pasar que un beneficiario puede iniciar un procedimiento en el Tribunal de Suplentes donde se le obligue al albacea a presentar la contabilidad. 

Derechos de los beneficiarios del patrimonio

Así como el albacea de sucesión tiene obligaciones para con el patrimonio, los beneficiarios de este tienen también derechos que pueden exigir. Algunos de estos son:

  • Recibir información actual y veraz sobre el patrimonio. 
  • Obtener la parte de la herencia a la que tienen derecho dado lo que expresó el difunto en su testamento.
  • Recibir la distribución oportuna de su parte del patrimonio.
  • Recibir una copia del inventario de la herencia dentro de los nueves meses posteriores al nombramiento del albacea. 
  • Obligar al albacea a mostrar la contabilidad del patrimonio. Puede ser informal o formal. 
  • En caso que el albacea esté usando el patrimonio para su propio beneficio, es decir, incumpliendo con su deber fiduciario, el beneficiario puede removerlo. 
  • Siete meses después del nombramiento del albacea, los beneficiarios ya deberían comenzar a recibir los bienes o la parte del patrimonio que les corresponde según la última voluntad del testador. 

Nota: También le puede interesar conocer sobre otros instrumentos de planificación patrimonial. Revise nuestro artículo donde le contamos la diferencia entre testamento y fideicomiso. En esa línea, también lea sobre el fideicomiso revocable en vida y el fideicomiso irrevocable. Otra herramienta de planificación patrimonial muy utilizada en Nueva York es el poder notarial.

Abogado de sucesiones de Nueva York que protege los derechos de los beneficiarios de una sucesión de Nueva York

Ahora ya tiene la respuesta a la cuestión principal ¿Un albacea tiene que mostrar contabilidad a los beneficiarios? Contar con un albacea de sucesión de confianza, alguien que lleve la administración y distribución del patrimonio de manera ordenada es muy importante. Es crucial que la persona sea capaz de mostrar la contabilidad a los beneficiarios sin poner reparos. En caso que usted se de cuenta que el albacea que lleva el patrimonio de un familiar fallecido está siendo irresponsable, contáctese con un abogado experto en testamentos y planificación patrimonial.

En Ortiz & Ortiz contamos con abogados expertos en testamentos y todo lo que eso conlleva. Le invitamos a ponerse en contacto con nosotros si usted necesita asesoría en algunos de estos temas:

  • Revisar la contabilidad entregada por un albacea.
  • El albacea se está negando a proporcionar la contabilidad del patrimonio.
  • Usted se da cuenta que el albacea no está llevando las cuentas ordenadas ni de forma responsable.
  • Usted quiere revocar las funciones del albacea.

Contáctenos hoy mismo y háganos saber su caso.